Une situation exceptionnelle nécessite des mesures exceptionnelles. Face à la propagation du coronavirus et la crise sociale qui pourrait s’ensuivre, Fanainga continue à soutenir les initiatives des OSC et encourage celles-ci à se pencher le plus vite possible à leur mise en œuvre. Pour cela, Fanainga adopte une approche particulière pendant cette période d’état d’urgence sanitaire. Les détails de cette approche sont consultables sur la page spéciale covid19 de notre site internet. Mais comme la situation actuelle pourrait freiner certaines activités, le comité de pilotage de Fanainga a décidé d’adapter certains dispositifs des procédures de financement. La décision d’ouvrir une enveloppe destinée à financer les initiatives d’urgence liées à la crise engendrée par le covid19 a été prise au niveau du comité. Fanainga a également négocié avec ses bailleurs et d’autres PTF pour que des fonds puissent être mis à la disposition des OSC pour qu’elles agissent rapidement dans cette lutte.
Voici donc les tenants de ces dispositifs exceptionnels décidés auprès du Copil de Fanainga le 7 avril 2020 :
1. Financement des initiatives de OSC
Le financement des initiatives des OSC se poursuit selon les procédures en vigueur (voire Procédures d’Attribution des Subventions, Juin 2019, accessibles sur le site web de Fanainga, www.fanainga.mg). Néanmoins, Fanainga a décidé d’adapter certaines dispositions.
1.1 Échéances d’instruction des demandes de financement
Le calendrier des prochaines échéances d’instruction des demandes de financement est modifié comme suit :
A noter : les critères et les formulaires pour soumettre les demandes de financements pourront faire l’objet de changement dans les prochaines semaines ou mois. Les formulaires en vigueur sont accessibles sur le site web de Fanainga, www.fanainga.mg
1.2 Modalité de soumission des demandes de financement
La modalité principale de soumission des demandes de financements est dorénavant la modalité digitale. Le dossier complet scannérisé devra être envoyé par l’email : subventions@fanainga.mg ou en allant sur la page web et en suivant les instructions.
L’envoie des demandes par courriel et le dépôt de demandes auprès de nos bureaux est admis seulement dans des cas exceptionnels et seulement pour les initiatives de moins de 40 millions d’ariary, c’est-à-dire les initiatives citoyennes et locales.
1.3 Contractualisation et traitement des demandes d’avance
La contractualisation des demandes approuvées ainsi que le paiement des premières tranches se poursuit régulièrement.
Le traitement des demandes de paiements ainsi que la contractualisation des initiatives approuvées pourront subir des brefs retards.
En ce qui concerne la date de démarrage des initiatives en cours de contractualisation, elle pourra faire objet d’un report selon la nature de l’initiative, le plan d’action des premiers mois et l’évolution de l’état d’urgence sanitaire. L’OSC pourra décider de la date de démarrage en accord avec le CT de référence.
1.4 Période de mise en œuvre des initiatives
La période de mise en œuvre des initiatives pourra faire l’objet d’extension au cas où le plan d’action soit affecté par la situation de crise. Les OSC devront prendre une décision en accord avec le CT de référence et procéder à soumettre une demande d’avenant.
1.5 Adaptation des stratégies des initiatives
Pour les initiatives en cours, approuvées ou en cours d’approbation, Fanainga encourage l’adaptation des stratégies et des budgets à la nouvelle situation.
En case d’adaptation de la stratégie au niveau des activités, en restant dans les limites de flexibilité du budget, les OSC pourront procéder de façon autonome aux changements et devront informer Fanainga lors de la soumission du prochain rapport, sans nécessité de demander un avenant à la convention de subvention. Ce type de changement sont liés à l’adaptation des méthodes de mise en œuvre des activités, au plan d’action et calendrier des activités, ou même à l’annulation ou ajoute d’activités à cause de la situation de crise.
Cependant, si l’adaptation des stratégies touche aux résultats de l’initiative ainsi qu’aux activités et/ou d’autres aspects de l’initiative, l’OSC devra demander un avenant à la convention de subvention en accord avec le CT de référence. Les demandes d’avenant seront traitées dans le plus bref délai, compte tenu de la situation.
Fanainga recommande aux OSC d’exploiter toutes les conditions de flexibilité déjà intégrées dans la convention de subvention, avant de demander un avenant. Les OSC peuvent prendre contact avec leur Conseillers Technique de référence pour mieux comprendre les possibilités de flexibilité existantes.
2. Initiatives d’urgence
En général, Fanainga n’est pas un mécanisme de financement d’urgence ; d’autres PTFs ont des fonds et des procédures spécifiques pour ce type de situations. Fanainga s’engage à mettre à la disposition des OSC des informations sur les mécanismes de financement d’urgence que les PTFs sont en train de mettre en place.
Compte tenu de l’état d’urgence sanitaire et de la nécessité d’habiliter les OSC pour contribuer à faire face à cette situation, en voie exceptionnelle Fanainga pourra recevoir des demandes de financement d’urgence. Les demandes de financement d’urgence seront traitées selon les critères ci-dessous.
Comme règle générale, toute demande d’appui d’urgence dirigée à Fanainga en réponse à la crise sanitaire sera redirigée vers les bailleurs de Fanainga ou d’autres PTFs, au cas où la demande sera considérée pertinente et valable.
Fanainga pourra considérer le financement direct d’une initiative d’urgence dans des cas exceptionnels, sur la base des critères suivants.
2.1 Critères généraux pour les initiatives d’urgence
L’appui d’urgence proposé par une OSC doit s’inscrire dans le cadre d’un appui de plus long terme aux bénéficiaires de l’initiative et/ou dans la thématique abordée.
Les OSC demanderesses devront agir en conformité avec les dispositions du Gouvernement liées à la déclaration de l’état d’urgence sanitaire. Les OSC devront démontrer dans la demande de subvention comment elles vont se conformer à ces dispositions.
Les groupes bénéficiaires et les thématiques prioritaires sont les suivantes :
Les OSC qui envisage de mettre en œuvre des initiatives liées à la thématique de soutien d’urgence devront agir en étroite collaboration avec les autorités nationales, régionales et/ou locales responsables de la gestion de la crise sanitaire. Les OSC devront décrire dans leur demande de financement les modalités de la collaboration avec les autorités et, le cas échéant, fournir des documents démontrant la collaboration.
Le financement d’urgence de Fanainga est cofinancé à 100%. Le montant de financement est limité à un minimum de 5 millions d’Ariary et un maximum de 200 millions d’Ariary.
L’OSC pourra demander au maximum un financement égal à la moitié du budget moyen de l’OSC pendant les trois dernières années (2017, 2018, 2019).
La totalité des ressources octroyées par Fanainga doit être dirigée aux activités d’urgence.
2.2 OSC éligibles au financement d’urgence
En générale, toutes les OSC qui sont intéressées à soumettre une demande de financement d’urgence doivent être conformes avec les critères indiqués dans la section 3.3 des Procédures d’attribution des subventions actuellement en vigueur.
Le financement d’urgence est prioritairement réservé aux OSC déjà partenaires de Fanainga, c’est-à-dire qui ont déjà eu une demande approuvée ou approuvée sous conditions dans le cadre d’un financement avec Fanainga. L’OSC partenaire s’active par rapport à une nécessitée avérée dans les communautés ou auprès de leurs bénéficiaires actuels, qui renforce la dynamique déjà entamé pour diminuer les risques liés à la crise sanitaires et construire plus de résilience à la base et à niveau du pays. Dans de cas exceptionnels, Fanainga pourra considérer le financement d’OSC qui ne sont pas encore partenaires de Fanainga qui démontrent d’avoir la motivation nécessaire et les compétences avérées pour ouvrer dans une situation d’urgence.
L’OSC demanderesse doit démontrer d’avoir les compétences nécessaires, techniques et financières, pour mettre en œuvre l’initiative de façon efficace. Les compétences minimales requises sont décrites dans le tableau qui suit et s’appliquent à toutes les OSC, partenaires ou non de Fanainga.
L’OSC demanderesse devra soumettre des documents et/ou fournir des références pour démontrer d’être conforme avec les capacités techniques et financières requises.
2.3 Les coûts éligibles
Seuls les couts strictement liés aux activités d’urgence sont éligibles. Les coûts opérationnels liés au fonctionnement de l’OSC ne pourront pas être pris en charge à travers une initiative d’urgence.
Pour les critères généraux d’éligibilité des couts, les règles au point 3.6 des Procédures d’Attribution des Subvention s’appliquent.
2.4 Modalité de soumission et d’instruction de la demande de financement d’urgence
Les demandes de financement d’urgence seront reçues de façon continue.
La soumissionne et l’instruction de la demande de financement d’urgence se fait en trois phases.
Premièrement l’OSC devra soumettre un bref aperçu, de maximum une page, de l’initiative d’urgence en décrivant la nature de l’initiative, les bénéficiaires et la zone d’intervention, les résultats à atteindre, les activités et une estimation du budget total. L’aperçu de l’initiative peut être soumis en forme d’email ou dans un document Word, pdf ou autre. L’aperçu doit être envoyé au Conseiller Technique de référence de votre OSC ; ou, en cas d’OSC non partenaire de Fanainga, à l’adresse email subventions@fanainga.mg
Deuxièmement, l’équipe de Fanainga examinera l’idée d’initiative dans un bref délais de maximum trois jours et prendra contact avec l’OSC pour en discuter.
Troisièmement, si l’initiative est considérée pertinente avec la situation d’urgence sanitaire et avec les besoins de bénéficiaires, faisable et en ligne avec les critères et priorités, Fanainga pourra soit orienter l’OSC vers d’autres bailleurs soit inviter l’OSC à soumettre une demande de financement d’urgence, au cas où l’OSC est conforme aux critères d’éligibilité (voir point 4.2 de ce document, en haut).
La demande de financement d’urgence devra être rédigée selon le formulaire spécifique que l’équipe de Fanainga pourra indiquer aux OSC éligibles, aussi déchargeable du site web. La demande de financement d’urgence devra être soumise à l’adresse email subventions@fanainga.mg en version pdf, complète de tous les documents requis.
Fanainga n’accepte pas des demandes de financement d’urgence soumises en version papier.
L’instruction des demandes de financement d’urgence, c.a.d. l’évaluation de la qualité de la demande, se fera dans le plus bref délai, au maximum dans les 10 jours ouvrables après la réception de la demande définitive. Les OSC seront ensuite notifiées du résultat final.
Contractualisation, mise en œuvre et suivi des initiatives d’urgence
Pour tous les autres aspects, les OSC doivent faire référence aux procédures en vigueur (voire Procédures d’attribution des subventions, version Juin 2019).
Entrée en vigueur, durée et modifications
Les dispositions prisent dans ce document entre en vigueur à la date de la publication sur le site web de Fanainga, à la suite de l’approbation du Comité de Pilotage et restent en vigueur jusqu’à leur levée par le Comité de Pilotage, et la successive publication sur le site web.
Les dispositions adoptées en ce document pourront évoluer à tout moment en ligne avec la situation d’urgence sanitaire à Madagascar. Fanainga s’engage à suivre de près la situation et à continuer à adapter son approche, surtout au cas où la situation de crise se prolongera sur plusieurs mois.
